¿Cómo organizar un evento deportivo?
Los eventos deportivos son los que, sin duda, más seguidores y visitantes congregan. Por ello, son muchas las empresas que en su plan de marketing, establecen un departamento de patrocinio de eventos deportivos, con el que conseguir dar mucha más visibilidad y reconocimiento a su marca y empresa.
A lo largo del año son muchos los eventos deportivos que se llevan a cabo: maratones solidarios, torneos de pádel para recaudar fondos, carretas de ciclismo para crear conciencia sobre algo… El mundo del deporte filantrópico y los eventos deportivos es muy diverso, y las posibilidades de patrocinar con tu marca son muy diversas.
Por ello, para explotar todas las posibilidades y beneficios, que un evento deportivo puede aportar a tu empresa o marca, vamos a compartir los mejores consejos y aspectos importantes para saber organizar un evento deportivo. Además, si eres nuevo en el sector de la organización de eventos, este es un artículo que te interesa. Así que, toma nota.
Cómo organizar un evento deportivo
Lo primero de todo es preparar un plan lo más detallado posible con lo que se quiere organizar, el objetivo, lo que necesitas para ello, la posible ubicación, el timming de ese día… En este plan no deben faltar ciertos aspectos fundamentales iniciales como:
- Los objetivos que queremos obtener con el evento deportivo.
- La viabilidad del evento. Este es un punto importante y decisivo a la hora de tomar la decisión de llevar a cabo o no el evento deportivo.
- Tener muy en cuenta las leyes relacionadas y que regulan el tipo de eventos deportivos, que pretendes organizar.
- La duración del evento deportivo, pudiendo abarcar desde un día o varios, incluso una semana…
- Una estimación del presupuesto disponible para la organización del evento.
- Una estimación de los participantes y de los asistentes.
- Establecer los patrocinadores.
El segundo paso es decidir la fecha en la que se celebrará el evento deportivo. Aunque a simple vista pueda parecer algo secundario, nada más lejos de la realidad. La fecha es un aspecto definitorio de muchos otros, como el nivel de asistencia, el clima o previsión meteorológica (sobre todo en el caso de los eventos deportivos, que suelen ser al aire libre), incluso el margen de tiempo que tienes para prepararlo todo, o que no coincida con otro evento en la zona, que pueda solapar el tuyo.
Cuando sepas la fecha exacta de su realización, debes escoger y reservar (para asegurarte de su disponibilidad) el recinto donde celebrarás el evento deportivo. A la hora de decidir el lugar donde celebrarlo, debes tener en cuenta aspectos muy importantes como:
- Que las instalaciones permitan organizar un evento deportivo como el que pretendes.
- Que cuente con vestuarios para hombres y mujeres, por separado.
- Que las gradas para los asistentes sean cómodas y estén en buen estado.
- Y muchas otras más, en función del tipo de competición que se organice.
Llegados a este punto, toca repasar el plan inicial, que se fue creando con ideas aproximadas, y que en este punto podemos concretar un poco más, con detalles más específicos.
- Qué tipo de torneo se celebrará: equipos, tipos de partidos…
- Tipos de suministros y proveedores que necesitamos. En este punto, debes hacer una lista de todo lo que necesitas, los proveedores y sus precios. De esta formar podrás hacer comparativas de precios, y no te olvidarás de nada que sea necesario.
Si es tu propia empresa la organizadora del evento, será la misma que lo patrocine. Si por el contrario, necesitas patrocinadores para tu evento deportivo, es el momento de presentar tu plan del evento deportivo, ya elaborado, a los posibles patrocinadores para convencerles de que avalen tu proyecto y presten su imagen en él, justificando por qué quieres contar con ellos, y poder convencerles. Antes de presentarte ante ellos deberás seleccionarlos en base a su estilo de comunicación y enfoque, que sea común al estilo que tu quieres mostrar.
El siguiente paso será crear el programa detallado del evento deportivo. Este punto puede tornarse difícil si el evento cuenta con varias actividades deportivas. Debes tener en cuenta a los asistentes para establecer la hora de finalización del evento. Por ejemplo, si el evento deportivo está enfocado a familias con niños, deberá finalizar antes del anochecer. Dentro de este programa, deberá aparecer un reconocimiento a los patrocinadores, apareciendo la imagen de sus marcas.
Lo siguientes que debes hacer es organizar los suministros y equipos necesarios para el evento deportivo: equipaciones deportivas, equipamiento de instalaciones, catering, trofeos, botiquín de primeros auxilios, artículos de merchandising.
Una pregunta muy importante a responder es ¿Cómo conseguiremos rentabilizar el evento? Las grandes empresas lo rentabilizan gracias a la visibilidad que les reporta la organización de estos eventos deportivos. Si eres una gran empresa con un presupuesto importante habrás hecho publicidad en las emisoras de radio locales además de una campaña en las redes sociales. Si eres una empresa más pequeña o un club deportivo, “mover” tu evento en las redes sociales te ayudará mucho a publicitarla. También es muy importante el merchandising que regalas a los inscritos y, dependiendo de tu presupuesto, al público asistente. Con los regalos publicitarios fijarás tu mensaje o logo en la mente de los asistentes. El abanico de posibilidades es muy amplio. Para los participantes puedes regalar desde camisetas técnicas personalizadas, gorras personalizadas, bragas de cuello o botellas personalizadas. Al público general puedes regalarles bolsas publicitarias, mochilas personalizadas o un silbato o palos aplaudidores para animar a los participantes. Puedes echar un vistazo a nuestro catálogo de merchandising para eventos deportivos, aquí.
También necesitaremos tener el cuenta el personal: azafatos, camareros, enfermería… Puesto que todos estos aspectos requieren de un presupuesto e inversión, siempre puedes optar por alquilar y contratar a empresas externas. Además, seguramente la empresa propietaria de las instalaciones, cuente con parte de los equipos que necesitarás. Por lo que podrás pedirlos prestados junto con el alquiler de las instalaciones.
Deberás asegurarte de contar con personas que sepan llevar a cabo primeros auxilios. Para esto puedes contar con un equipo de Protección Civil y SAMU, que cubra el evento.
Gestionar los trámites burocráticos para poder celebrar el evento deportivo. Se trata de pedir los permisos necesarios a las autoridades competentes. Como empresa organizadora, deberás encargarte tú de ellos. Esto debe celebrarse antes del acto. Nuestra recomendación es, que lo hagas con bastante tiempo de antelación, para poder tener margen de solucionar posibles incidencias en la presentación de documentos, pago de tasas, contratación de seguros, etc.
Una vez se tenga todo esto establecido, toca enviar la convocatoria de invitación al evento deportivo, tanto para los competidores como para los asistentes. Para ello, es importante, que los participantes firmen la exoneración de responsabilidad en caso de lesiones durante el evento. También deberás informar de las reglas de participación y resolución de dudas. La difusión del evento deportivo es fundamental, de ella dependerá el éxito de asistencia y participación. Para ello, es importante contar con el uso de las redes sociales y algunos medios de comunicación.
En caso de que el evento se desarrolle en un recinto cerrado, debemos comprobar que los sistemas de seguridad y acceso están en perfecto estado y a punto, adaptados a todos los asistentes, y pensando especialmente en aquellos con diversidad funcional. También es importante evitar que se formen grandes colas, tanto a la entrada como a la salida. A nadie le gusta esperar, y esto puede convertirse en un aspecto negativo si no lo gestionas con eficiencia.
Cómo gestionar un evento deportivo
Llegado el día del evento deportivo, debes cuidar ciertos aspectos para que este sea todo un éxito. En caso de que el evento cuente con invitados VIP, no deben ser descuidados y debes tratarlos como verdaderos invitados. Ellos darán muchas referencias del evento, por lo que deben quedar completamente satisfechos tras su asistencia, por tanto debemos agasajarlos. En el caso de que se trate de autoridades, el Real Decreto 2099/1983 establece el tratamiento que debemos dar a las autoridades en nuestro país. Lo mismo con los participantes, que deberán estar completamente atendidos en todo momento.
Tras la finalización del evento deportivo, es importante cuidar y tener en cuenta una serie de detalles, para que el éxito de este sea aún mayor. Primero se trata de poner en marcha un plan de limpieza para dejar las instalaciones en perfecto estado, como antes de la realización del evento. Sobre todo, si lo hemos realizado en lugares públicos. Además, deberás medir el impacto y su rentabilidad para hacer un reporte económico. Esto nos servirá para conocer el nivel de asistencia y participación.
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