¿Cómo organizar un evento online?

Seguramente hayas acudido a un montón de eventos. Ya sea por trabajo o por ocio, en alguna ocasión hayas acudido a citas de este tipo o incluso hasta hayas tenido organizarlo o ayudar a su organización.

Por lo que estarás al tanto de los muchos tipos de eventos que se pueden gestionar y las muchas finalidades que tienen. Pero ¿qué hay de los eventos online? En el artículo de hoy queremos hablarte de este otro tipo de eventos y de sus muchas posibilidades, que probablemente desconozcas y no hayas explotado.

Los eventos, sean del tipo que sean, son una de las fórmulas más eficientes de comunicación, que hay. Por ello, son muchas las empresas, organizaciones y asociaciones, que desarrollan este tipo programas con el fin de alcanzar reconocimiento, notoriedad, pero también como herramienta de networking, generar oportunidades de negocio o estrechar relaciones internas o externas y muchas otras cosas mas. Para estos casos, los eventos online aportan grandes ventajas y beneficios.

¿Qué son los eventos online?

Gracias los eventos online, podrás organizar un evento en la red e invitar a cualquier asistente sea del punto geográfico, que sea. No importa en qué país o continente se encuentre, al ser un evento online podrá estar presente en él y participar. Además este tipo de citas online, permite alcanzar un público mucho más amplio, que si fuera presencial, logrando así un mayor éxito de convocatoria. Se trata de una modalidad apta para cualquier tipo de evento.

Dentro de esta modalidad encontramos los seminarios online, conferencias, ferias virtuales, reuniones de equipo, webinars incluso lanzamientos de productos.

Ventajas de los eventos online

Una de las ventajas de los eventos online es que requieren una menor inversión en recursos materiales. Por lo que su preparación será mucho más económica. Lo único que necesitas es una conexión a Internet y una plataforma con la que dar soporte técnico. El coste económico de un evento online es pequeño tanto para los organizadores, como para los asistentes. Por un lado, los organizadores se ahorran los costes de contratación de servicios y personal, mientras que los asistentes ahorran en desplazamientos.

Además, a diferencia de un evento presencial, los eventos online no tienen limitaciones de aforo, establecidas por el recinto en el que se organicen. Al ser online, los asistentes pueden ser infinitos. Lo cual es perfecto para convocar al mayor público posible.

Por si no lo sabías, los eventos online son medibles. Medir la asistencia de un evento online es mucho más sencillo y eficaz, que en un evento tradicional. Además, la mayoría de las acciones que hacen los asistentes desde la pantalla de su dispositivo, son rastreables. De esta forma, pasado el evento online, podrás analizarlo para en el futuro mejorar los puntos débiles de tu evento online. Además, también podrás medir el éxito de asistencia en cada una de las sesiones, que hayan habido en el evento. Así como conocer la procedencia de los asistentes, su opinión, e incluso la forma en la que pagaron las entradas y accesos al evento.

Cómo organizar un evento online

Pre-organización de un evento online

Antes de llevar a cabo la propia organización del evento, es conveniente desarrollar un briefing, que nos servirá de apoyo en el restos de etapas de la organización y con el que prever posibles problemas e incidencias durante el proceso de organización. En este briefing estableceremos puntos como:

• El objetivo del evento online, que han de poder medirse y cuantificarse. Como por ejemplo: aumentar el número de compradores de un producto, potenciar una marca, aumentar los lectores y suscriptores de un medio o publicación… Este es un punto importante, ya que es el motivo principal por el que se está organizando el evento online.
• Establecer el público objetivo del evento online. Conocer con qué tipo de público podemos lograr el objetivo, que perseguimos con el evento.
• Cómo logra el objetivo del evento online. Desarrollar la estrategia con la que conseguiremos el objetivo, para aprovechar al máximo las oportunidades de que nos brinda el evento online.
• Decidir el formato del evento online. Acordar el tipo de evento online más conveniente, según nuestro objetivo.
• Establecer la fecha y plataforma en la que tendrá lugar el evento. El tema de la fecha, al igual que el horario, es muy importante, si no queremos que coincida con otros acontecimientos, que puedan reducir la asistencia al nuestro. En cuanto a la plataforma, existen un montón de herramientas que nos pueden ser muy útiles a la hora de crearlo y organizarlo.
• Promoción del evento online. Este es un punto importante. De ello dependerá el número de usuarios que lo conozcan, les interese y asistan. El tipo de promoción, dependerá del tipo de evento online que nos interese hacer, así como la forma de comunicarlo y el canal. No siempre la opción del Whasapp es la más recomendable. La forma infalible, con la que no se falla, es el mail.
• El desarrollo del evento. Esto es algo que nunca debe falta en el briefing del evento online. Se trata de una programación con todos los puntos, sesiones y horarios del evento online, desde el inicio hasta el fin.

Aspectos como el presupuesto para la organización o productos y obsequios promocionales, que se enviarán a los asistentes, también deben ser contemplados en el briefing. Incluso el personal técnico y de apoyo que se necesita para la gestión y organización del evento online.

Para la gestión de briefing, las etapas y tareas de la organización de tu evento online, pueden servirte y serte de gran utilidad herramientas como Trello o Eventbrite. Plataformas con las que coordinar todo el trabajo, haciendo listas de tareas e, incluso, equipos de trabajo. Las dos son gratuitas y muy fáciles de utilizar.

Producción del evento online

Para este punto, deben establecerse unos plazos temporales en los que llevar a cabo varios puntos importantes para el éxito del evento online.

Durante las semanas previas al evento online deberás llevar a cabo la difusión y promoción del evento, que como hemos dicho antes, garantizará el éxito de asistencia. Para ello, sírvete de canales como el mail marketing, RRSS y otros canales de publicidad. Para ello, puedes usar herramientas de mail marketing como Mailchimp,  

Entre las 24 y 48 horas antes, dependiendo de la ubicación geográfica de cada uno de los asistentes, es recomendable hacer el envío de un kit especial para el evento online. En él podemos añadir objetos útiles, en función del tipo de evento que organicemos. Por ejemplo, si se trata de un congreso o seminario, hacer el envío de un bloc de notas, boligrafos, un folleto con los horario de las ponencias o sesiones, o un pen drive con las diapositivas de cada una de las ponencias. Si se trata de la presentación de un producto, el envío de este junto con artículo de merchandising relacionados. Todos estos recursos son de gran ayuda para la promoción del evento. Además, puedes echar un vistazo a nuestro catálogo de merchandising para eventos, donde encontrarás todas nuestras propuestas y muchos artículo más.

Además, en la 24 horas previas al evento online, deberemos hacer todas las pruebas técnicas y comprobaciones necesarias, para asegurarte de que el día del evento no surgen fallos técnicos y problemas que imposibiliten o dificulten el desarrollo del evento. No obstante, es recomendable, que 2 horas antes de su celebración se realice una reunión de todo el equipo para repasar todos los detalles.

Si necesitas ayuda para controlar los plazos, con recordatorios para todas aquellos asuntos que necesitas ir ultimando antes del propio evento online, te recomendamos usar herramientas como Google Calendar.

Durante el evento online es importante que se controle que todo funcione perfectamente. De esta forma, podrás anticiparte si algo se tuerce. Además, es momento de llevar a cabo labores de promoción, monitorización e interactuación con los asistentes para conocer su nivel de satisfacción. Te recomendamos que promuevas un hashtag con el que publicar comentarios sobre el evento.

Para llevar a cabo la monitorización en tiempo real del evento y las opiniones publicadas, necesitas usar herramientas como Hootsuite o Sprout Social. Con las que podrás controlar todas las redes sociales, y los hashtag que hayas creado. Ya durante el evento las herramientas más útiles con las que retrasmitir las sesiones y ponencias pueden ser Ágora News o WebinarJam.

Post-producción del evento online

Es el momento de dar gracias a los asistentes y los participantes de tu evento online. Para ello, el envío de un mail de agradecimiento es muy útil. Con él podrás aprovechar para enviar una encuesta de satisfacción, con la que conocer la opinión de los asistentes, y obtener datos para analizar. Revisa también las redes sociales para conocer la opinión reciente de los que han acudido a tu evento.

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